Het inrichten van een kantoor of kantoren is de meest simpele omschrijving van kantoorinrichting. Hoewel eenvoudig doet deze omschrijving tekort aan het grote belang van kantoorinrichting. Kantoorinrichting heeft direct betrekking op de veiligheid, gezondheid en het welzijn van alle mensen die gebruik maken van een kantoor- of leeromgeving. Het betreft dus een groot deel van de studerende en werkzame wereldbevolking.

Meer verklarend is de definitie van kantoorinrichting: kantoorinrichting is het creëren van een werkomgeving, omvattend of aanvullend aan de inrichting van één of meerdere werkplekken, om denkwerk en het uitvoeren van administratieve werkzaamheden te ondersteunen.

Volgens de definitie heeft kantoorinrichting betrekking op:

• iedere werkruimte waar een mens denkwerk of administratieve werkzaamheden uitvoert, van studentenkamer of thuiswerkplek tot de verschillende soorten van mobiele werkplekken en de werkplekken binnen een kantoorgebouw of kantorencomplex
• iedere overlegruimte binnen een kantoorgebouw of kantorencomplex
• iedere facilitaire ruimte binnen een kantoorgebouw of kantorencomplex

Dit brede spectrum maakt kantoorinrichting tot een verzameling van een groot aantal wetenschappen. Deze zijn niet alleen aanvullend aan elkaar maar overlappen of zijn niet verenigbaar. Zo is hybride meubilair als deze bijvoorbeeld als eetkamerstoel en bureaustoel thuis wordt gebruikt niet altijd de beste ergonomische oplossing. Maar ook het meest ergonomisch ingerichte open kantoor is niet gelijk een bijzondere ruimte met inspirerende werkplekken. Naast de eisen vanuit de wetenschap zijn er de individuele keuzes of de keuzes van een groep bepalend voor kantoorinrichting. Deze eisen en wensen zijn ook nog eens voortschrijdend en veranderlijk. Alles bij elkaar maakt dit kantoorinrichting tot een continue proces wat in de praktijk echter vaak stagneert.

Huisvesting en kantoorinrichting zijn de meest herkenbare vormen van kantoorinnovatie. Vanuit de innovatiegedachte wordt de kantoorinrichting conceptmatig benaderd hetgeen leidt tot inrichtingsconcepten.
Een kantoorinrichtingsconcept is een uitgewerkt concept voor werkplekken en de indeling en gebruik van werkruimtes, overlegruimtes en facilitaire ruimtes afgestemd op de eisen en wensen van een organisatie.
In volgorde van historie zijn er de onderstaande ontwikkelingen en concepten ontstaan:

• kantoorlokaal (traditioneel, ontwikkeling)
• kamerkantoor (ook cellenkantoor, traditioneel, ontwikkeling)
• kantoorzaal in combinatie met een kamerkantoor (ontwikkeling)
• kantoortuin (Bürolandschaft, open plan)
• combikantoor (CoConkantoor en kloosterkantoor)
• open kantoor (open space)
• activiteit gerelateerd werken / dynamisch kantoor
• salonkantoor

Een inrichtingsconcept kan ook gebaseerd zijn op een filosofie. De Chinese feng shui is hiervan de meest bekende.
Vele kantoren functioneren zonder inrichtingsconcept maar bestaan simpelweg uit een enkele werkruimte of een samenstelling van meerdere ruimtes.

Voor de totale kantoorinrichting, al bij de inrichting van één bepaalde ruimte en zeker bij de inrichting van een volledig kantoorpand, komen een groot aantal verschillende producten bij elkaar. Binnen de kantoorinrichting zijn er uiteenlopende productspecialismen. Deze zijn soms zeer specifiek en eisen specialistische kennis zoals van akoestiek bij akoestische producten en kennis op het gebied van licht en uitzicht bij lichtoplossingen.
Naast de toepassing en functionaliteit van producten zijn er bij kantoorinrichting de aspecten van de sociale- en economische afwegingen en de milieuaspecten van belang.

Het meest tastbare van kantoorinrichting is het kantoormeubilair. Onder kantoormeubilair wordt verstaan: alle afzonderlijke meubelen afgestemd op, of toepasbaar voor het gebruik in een kantooromgeving. Door tijd- en plaatsonafhankelijk werken wordt kantoormeubilair tegenwoordig op veel meer plaatsen gebruikt dan alleen in traditionele kleine en grote kantoren. Niet alleen bij hybride werken waarvoor vaak een kantooromgeving wordt gecreëerd maar zo ook bij inrichting van een afzonderlijke thuiswerkplek om te studeren.

Van veel groter belang dan wellicht gedacht zijn de producten waarmee het binnenmilieu van een werkplek of ruimte kan worden geregeld of worden beïnvloed.

Naast de bekende apparatuur voor het zuiveren van de lucht zijn er ook op het gebied van kantoorinrichting producten die de binnenluchtkwaliteit op kantoor positief dan wel negatief beïnvloeden. De gebruikte materialen en de producten voor kantoorinrichting kunnen vluchtige organische stoffen bevatten die bij bepaalde hoge concentraties schadelijk zijn voor de gezondheid. Positieve invloeden zijn er bij toepassing van natuurlijke planten zoals potplanten en plantenwanden.

Verlichting is een vanzelfsprekendheid maar de verschillende kantoorruimtes en werkzaamheden vragen vaak een meer aangepaste vorm dan standaard verlichting.

Technologische ontwikkelingen hebben grote invloed op al het geluid wat op kantoor als lawaai kan worden ervaren. Van buitenaf de verschillende vormen van verkeer, binnen het geluid van toetsenborden tot aan mobiele bellende collega’s. Ongewenst geluid van buitenaf is met bouwtechnische voorzieningen of aanpassingen veelal onder controle gebracht. Binnen op kantoor zijn, mede door het veelvuldige gebruik van open ruimten, de problemen op dit gebied nog veelvoorkomend. Oplossingen zijn er, van eenvoudige aanpassingen tot veelsoortige akoestische producten van vloer tot aan plafond, maar om een optimale ruimteakoestiek te bereiken is er ook specialistische kennis over akoestiek nodig om de meest gunstige toepassing ervan te bepalen.
De zaalakoestiek in een kantoorgebouw is een belangrijke factor voor de ruimten waarbij grote groepen mensen moeten toehoren zoals in conferentie- en vergaderzalen en ruimtes voor bestuurlijk overleg.

Voor de inrichting zijn er een groot aantal specifieke hulpmiddelen en accessoires om werkplekken en ruimtes af te stemmen op gebruik of functie. Belangrijke hulpmiddelen bij kantoorinrichting zijn de ergonomische en facilitaire producten.

De verschillende producten voor kantoorinrichting zijn altijd te plaatsen in een van de navolgende soorten van ruimtes zoals daar zijn:

Iedere afzonderlijke pagina van bovengenoemde ruimtes geeft een overzicht van de huidige producten welke worden of kunnen worden toegepast.

Het alfabetisch overzicht producten voor kantoorinrichting geeft alle gebruikelijke namen voor de verschillende soorten producten zoals deze nu bekend zijn als ook in het verleden bekend waren. Hierbij is het niet ongebruikelijk dat een bepaald product onder meerdere namen bekend is geworden. In een dergelijk geval wordt verwezen naar de meest gangbare naam.
(Kies hiervoor de eerste letter van het product)

Gericht op totale kantoorinrichting van een zakelijk of privéproject zijn er verschillende soorten van bedrijven actief. Vanuit verschillende disciplines zijn deze meer gericht op bedrijven en organisaties (BtB), op de particuliere sector (BtC), of op beide dus zowel BtB als BtC. In de kolom “Online” wordt met altijd, vaak, soms, of nee aangegeven of de bedrijfssoort online actief verkoopt via een eigen webshop.
Naast de leveranciers van nieuw meubilair zijn er leveranciers van tweedehands meubilair waar de producten veelal als gerefurbished meubilair wordt aangeboden. Te onderscheiden in refurbished meubilair zijn gereconditioneerd en gerevitaliseerd meubilair.
Voor tijdelijk gebruik of voor een korte periode is kantoormeubilair ook te huur bij gespecialiseerde verhuurbedrijven.

Naast de bovengenoemde soorten van bedrijven voor de totale inrichting van een kantoor zijn er vele bedrijven actief die meer specifiek gericht zijn op één of enkele aspecten van kantoorinrichting. Deze specifieke gerichtheid kan zowel een product als ook een project zijn.

Door beursorganisatoren, media en andere organisaties wordt het voor fabrikanten mogelijk gemaakt om voor een product een bepaalde vorm van publiciteit te krijgen in de vorm van een onderscheiding, award of review. Om als gebruiker of koper van kantoorinrichting deze op waarde te kunnen schatten is het wel belangrijk om kennis te nemen van de uiteenlopende achtergronden hiervan. Op de pagina awards wordt een uitgebreid overzicht gegeven van de verschillende onderscheidingen en awards voor kantoorinrichting. De verschillende reviewwebsites zijn samengevat op de pagina externe beoordelingsbronnen.

Aan het begin van de vorige eeuw werkten veel kantoorbedienden nog met kroontjespen en papier achter hoge lessenaars. Het hogere personeel bezat weliswaar vaak een eigen 'bureaux-ministre' met afsluitbare laden maar was nog altijd werkzaam in dezelfde werkruimte als het lagere personeel. Veel is er veranderd en heden ten dagen zijn er een groot aantal inrichtingsconcepten en opstellingen als basisvormen te onderscheiden met een nog veel groter aantal producten voor de kantoorinrichting.