Kantoorapparatuur heeft samen met telecommunicatie- en computerapparatuur vanaf het eerste gebruik grote invloed gehad op kantoor. Niet alleen op economisch gebied, het versnellen en automatiseren van taken, maar ook op maatschappelijk gebied is apparatuur sterk bepalend geweest.
Vandaag de dag zijn er nog altijd vele kantoorapparaten in gebruik voor de meest uiteenlopende kantoorwerkzaamheden. De keuze voor een apparaat is dan ook vaak niet eenvoudig wat alleen al blijkt dat verschillende fabrikanten en leveranciers zich uitsluitend en alleen richten op productie en/of verkoop van één bepaalde oplossing.

Door beursorganisatoren, media en andere organisaties wordt het voor fabrikanten mogelijk gemaakt om voor een product een bepaalde vorm van publiciteit te krijgen in de vorm van een onderscheiding, award of review. Om als gebruiker of koper van kantoorapparatuur deze op waarde te kunnen schatten is het wel belangrijk om kennis te nemen van de uiteenlopende achtergronden hiervan. Op de pagina awards wordt een uitgebreid overzicht gegeven van de verschillende onderscheidingen en awards voor kantoorapparatuur. De verschillende reviewwebsites zijn samengevat op de pagina externe beoordelingsbronnen.

De computer heeft voor een revolutie op kantoor gezorgd. Vele kantoortaken zijn tegenwoordig dan ook geautomatiseerd en de standalone kopieermachine is veelal vervangen door een multifunctional. Toch bestaat er naast de computer nog een groot aantal verschillende kantoorapparaten voor de verschillende taken. Ingedeeld naar taken is dan ook een logische indeling van de apparatuur te maken.

Alfabetisch register Kantoorapparatuur van heden en verleden: (Kies hiervoor de eerste letter van het product)

Gericht op kantoorapparatuur voor zakelijk of privégebruik zijn er verschillende soorten van bedrijven actief. Vanuit verschillende disciplines zijn deze meer gericht op bedrijven en organisaties (BtB), op de particuliere sector (BtC), of op beide dus zowel BtB als BtC. In de kolom 'Online' wordt met altijd, vaak, soms, of nee aangegeven of de bedrijfssoort online actief verkoopt via een eigen webshop.
Naast de leveranciers van nieuwe apparatuur zijn er leveranciers van gebruikte apparatuur waar de producten veelal als gerefurbished meubilair wordt aangeboden. Te onderscheiden in refurbished meubilair zijn gereconditioneerd en gerevitaliseerd meubilair.
Voor tijdelijk gebruik of voor een korte periode is kantoorapparatuur ook te huur bij gespecialiseerde verhuurbedrijven.

Naast de bovengenoemde soorten van bedrijven met een merk of algemeen assortiment zijn er vele bedrijven actief die meer specifiek gericht zijn op één of enkele oplossingen.

Voor het automatiseren van vele verschillende kantoortaken is kantoorapparatuur ontwikkeld. Voor 1900 waren dat al apparaten voor het rekenen, schrijven en communiceren want respectievelijk, tel-en rekenmachines, schrijfmachines, telegrafen en telefoons waren toen al voor kantoor beschikbaar.