Als een document een andere functie heeft dan archiefstuk, bijvoorbeeld voor extern gebruik als offerte of presentatie, zal door inbinden het document representatiever en gebruiksvriendelijker worden. Een inbindsysteem gaat hierbij veel verder dan het alleen aan elkaar nieten of het aanbrengen van een hoekclip of een klemrug.

Voor het inbinden zijn in de loop der tijden verschillende onderscheidende inbindsystemen ontwikkeld, zowel systemen waarbij het noodzakelijk is alle documenten eerst te ponsen als ook systemen waarbij documenten direct gebonden kunnen worden. De belangrijkste inbindsystemen zijn:

Een van de laatste ontwikkelingen is het papier strip-inbindsysteem echter dit systeem wordt momenteel niet verder ontwikkeld.

Voor het representatieve uiterlijk van het ingebonden document zijn de supplies van de verschillende systemen bepalend.