Als een Document een andere functie heeft dan archiefstuk, bijvoorbeeld voor extern gebruik als offerte of presentatie, zal door inbinden het document representatiever en gebruiksvriendelijker worden.

Voor het inbinden zijn in de loop der tijden verschillende onderscheidende inbindsystemen ontwikkeld, zoals daar zijn:

• bindrug inbindsystemen
• draadkam inbindsystemen
• papierstrip inbindsystemen
• thermische inbindsystemen
• channel inbindapparatuur

Voor het inbinden met bindruggen, draadkam of papierstrip is het noodzakelijk om documenten te ponsen.