De levensduur van een producten voor kantoor is sterk verschillend aangezien op kantoor zowel vele duurzame als niet duurzame goederen worden gebruikt.

De levensduur van een duurzame goederen kent als product drie vormen:

• gebruiksduur, de periode waarin het product wordt ingezet bij één gebruiker of gebruikende organisatie (inclusief reparatie of refurbished
• technische levensduur, de periode waarin het product technisch gezien in staat is de prestatie te leveren waarvoor het is aangeschaft (inclusief reparatie of refurbished)
• financiële levensduur, de periode waarin het product boekhoudkundig wordt afgeschreven

Om meerdere redenen kan een product het (voorlopige) einde van de levens- of gebruiksduur bereiken. Het product zelf kan hier de oorzaak voor zijn of een veranderende context. De belangrijkste beperkende factoren voor de huidige staat van een product zijn:

• technische levensduur, een product vertoont een niet economisch herstelbaar defect
• functionele prestaties, vaak in combinatie met nieuwe of gewijzigde wetgeving of veranderde gebruikerssituatie
• design en vormgeving, de uiterlijke verschijning voldoet niet meer aan de behoefte van het bedrijf of de organisatie
• psychologische stimulans, behoefte van de gebruiker aan ‘verandering' of 'iets nieuws’

In een lineair systeem wordt vanuit fabrikanten en leveranciers soms actief gestuurd op deze factoren om vervanging van bestaande producten te stimuleren. In een circulair systeem waarin producten waarde behouden is dit minder voorkomend.